Email-Ethik: Kennen Sie die 10 Email-Gebote ?

Wer diese 10 Email-Regeln beherzigt, der hält sich an die geschäftlichen Umgangsformen. Befolgen Sie die 10 Email-Gebote und Sie sind immer auf der sicheren Seite.

1. Du sollst immer komplette Absender-Angaben angeben.

Nennen Sie am Schluss jeder Email Anschrift, Telefon und Fax. Damit geben Sie dem Empfänger die Möglichkeit, für seine Antwort den Kommunikationsweg selbst zu wählen. Denn nicht immer ist die Antwort per Email wirklich die beste Lösung.

2. Du sollst immer sinnvolle Betreffs eingeben.

Füllen Sie den Betreff aussagefähig aus: Sache, Anliegen, Bezugsdatum. Je schneller der Empfänger weiß, worum es Ihnen geht, umso besser. Als "Todsünde" gelten unter Emailern Betreffzeilen, in denen gar nichts steht. Büros mit hohem Email-Aufkommen löschen solche Zuschriften bisweilen.

3. Du sollst immer ordentliche Rechtschreibung beachten.

Emails werden immer schlampiger. Oft reicht die Zeit nicht einmal mehr für eine freundliche Anrede. Das mag unternehmensintern OK sein. Beim Kunden kommt es sicher nicht gut an. Viele Texte strotzen vor Rechtschreibfehlern, und oft kommt die Botschaft missverständlich an. Lesen Sie sich deshalb die Nachricht vor dem Versenden gut durch und verwenden Sie die automatische Rechtschreibprüfung immer.

4. Du sollst immer auf die Übersichtlichkeit achten.

Leider hat sich vielfach die Unsitte eingebürgert, in Emails auf Absätze mit Leerzeilen, Nummerierungen und Zwischenüberschriften ganz oder weitgehend zu verzichten. Die wirklich geringe Mühe, die der Absender sich erspart, steht in keinem Verhältnis zum Aufwand des Empfängers, sich durch einen Endlostext zu wühlen. Außerdem ist es ja der Absender, der dem Empfänger etwas vermitteln möchte – allein schon dieses Interesse sollte Grund genug sein, Emails leichter verständlich zu machen. Dabei geht es nicht um Perfektion, sondern allein um Lesbarkeit! Es genügt schon die auffällige Raute (#), um eine kleine Aufzählung übersichtlich vom Rest des Textes abzuheben.
Aber nicht übertreiben - vielleicht haben Sie ein Email-System, das verschiedene Schriften oder stark formatiertes HTML unterstützt. Das System des Empfängers aber evtl. nicht. Oft kommen liebevoll gestaltete Texte als Kauderwelsch an. Versenden Sie deshalb Emails am besten als reine Texteingaben.

5. Du sollst für komplizierte Sachverhalte keine Email benutzen.

Wann immer Sie das Gefühl haben, dass ein persönliches Gespräch Ihrer Sache dienlicher wäre, liegen Sie wahrscheinlich goldrichtig. Greifen Sie zum Telefonhörer, statt einen endlosen Email-Wechsel in Gang zu setzen. Das Gleiche gilt bei jeglichem Verdacht, der Empfänger könnte etwas nicht verstehen oder missverstehen.

6. Du sollst immer höflich sein und nicht ironisch werden.

Emails sollten schnell auf den Punkt kommen. Das hat seinen Preis – denn kurz & knapp klingt gern auch ein wenig rau. Seien Sie gerade deshalb in Ihren eigenen Emails besonders höflich. Nutzen Sie das Wissen auch umgekehrt, wenn Sie Emails erhalten, die Ihnen ein wenig schroff vorkommen: In der Regel hat es der Absender nicht so unpersönlich gemeint, wie es bei Ihnen ankommt.
Wenn Sie so richtig wütend sind und Ihren Ärger in die Tasten hacken wollen, warten Sie erst einmal einige Zeit ab. Es gibt Menschen, die spontan beleidigende Nachrichten (Flames) versenden und es dann bereuen.
Bei Ironie sind Missverständnisse vorprogrammiert. Ihren verschmitzten Gesichtsausdruck, mit dem Sie eine ironische Bemerkung geschrieben haben, sieht Ihr Gegenüber ja nicht. Verzichten Sie also am besten ganz darauf.

7. Du sollst keine unerwünschten Attachments versenden.

Wenn die Attachments sehr groß sind, können sie den Empfänger während des Herunterladens lange Zeit blockieren. Das verursacht mit Recht Ärger (speziell bei Bildern - Zip-Dateien sind auch ein guter Kompromiss). Fragen Sie deshalb um Erlaubnis, wenn Sie große Attachments anhängen wollen. Grundregel: immer angeben was in der Anlage enthalten ist.

8. Du sollst E-Mails am selben Geschäftstag beantworten.

Emails sind ein schnelles Kommunikationsmittel. Wenn Sie sich mit der Antwort so viel Zeit lassen wie mit einem Rückschreiben per Post, verlieren sie ihren Sinn. Außerdem verärgern Sie damit den Sender. Antworten Sie deshalb immer innerhalb eines Geschäftstages (ausgenommen Spam-Sendungen). Wenn Sie längere Zeit unter Ihrer gewöhnlichen Email-Adresse nicht erreichbar sind, schalten Sie eine automatische Antwort-Mail, wann Sie wieder erreichbar sind und wer Sie während Ihrer Abwesenheit vertritt. Oder lassen Sie sich die Emails von Ihrem Provider nachsenden.

9. Du sollst das Feld "Cc:" mit Bedacht verwenden.

Mit dem Cc:-Feld informieren Sie diejenigen, welche die Nachricht auch lesen sollen. Das ist ganz praktisch. Das Cc:-Feld hat aber auch Nachteile. Die Adressen im An:- und Cc:-Feld können von allen Empfängern gelesen werden, was für manche störend wirkt. Der Hauptempfänger könnte dies auch als Zeichen des Misstrauens oder der Respektlosigkeit deuten. Verwenden Sie deshalb im Zweifelsfall Cc: nicht. Die Identität mehrerer Empfänger schützen Sie, indem Sie deren Adressen im Bcc:-Feld (Blind Carbon Copy) eingeben, das in den meisten Email-Programmen enthalten ist.

10. Du sollst dich knapp und präzise fassen.

Mark Twain entschuldigte sich einst beim Empfänger eines langen Briefes, er hätte einen kürzeren geschrieben, wenn er mehr Zeit gehabt hätte. Das ist witzig, aber auch richtig: Das Verfassen kurzer, konzentrierter Email-Nachrichten dauert länger als das Verfassen einer langen Nachricht. Doch der Empfänger braucht viel Zeit, wenn er eine ellenlange Nachricht lesen muss. Beschränken Sie sich deshalb auf das Wesentliche. Schreiben Sie kurze Sätze und Abschnitte. Bei Antworten löschen Sie möglichst nicht die ursprüngliche Nachricht (aber immer die Attachments) damit der Empfänger weiss, um welche Mitteilung es geht.